Redacción. La competitividad entre empresas, agencias y en general entre cualquier organización mercantil somete a presiones, en ocasiones insoportables, a los empleados encargados de la correcta gestión empresarial. Para soportarlas con mayor soltura, incrementando la capacidad de mejorar, los equipos administrativos recurren a los programas de software que agilizan la labor de gestión documental o ECM.
Para aquellos que desconozcan la existencia de los ECM o Enterprise Content Management, debemos comentar brevemente que, se engloban bajo este título, todas aquellas estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos.
Con estas herramientas, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación hasta su gestión, incluyendo su paso lógico al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y/ o eliminación en formato electrónico, se presenta como un flujo de trabajo instintivo y de fácil usabilidad, donde una base de datos adquiere dimensiones mucho más manejables y claras para el buen desarrollo de las actividades propias de cada empresa.
Con programas para la mejora de la gestión empresarial, como Doxis4, que presenta Ser Group en la web https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/archivado/archivado-de-comprobantes.html, el archivado de comprobantes con el que demostramos que la anotación es correcta se realizará con garantías de integridad, facilitando la integración con otros tipos de contabilidad de las finanzas, con facilidad para ser recuperadas para los momentos de posibles auditorías, además de presentar fácilmente el historial completo de los procesos en los que actúa la empresa, agilizando, en cualquier caso, el archivado electrónico obligado de cualquier institución u organismo empresarial.
Otras ventajas de incorporar un ECM a la empresa
No es posible que en pleno siglo XXI aún existan empresas que no tengan incorporada su propia ECM a su circuito de gestión. Para que las empresas españolas no queden descolgadas del progreso informático y quieran añadir a sus modelos de producción estos sistemas que les ayudarán a ser más competitivos, vamos a relacionar a continuación las numerosas ventajas que conlleva.
En primer lugar, se logrará fácilmente y en muy poco tiempo una mayor productividad, un aumento considerable en la eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes, asegurando un acceso rápido y seguro a cualquier tipo de información que la empresa tenga, reduciendo en tiempos de respuesta.
Como consecuencia lógica obtendremos un importante ahorro de costes, debido fundamentalmente a la reducción de los espacios donde guardar la documentación, al eliminar de raíz el uso del papel como soporte, a lo que se podrán añadir más ahorros como los del archivado, la impresión, las fotocopias…
Al tener toda la documentación en un solo lugar y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. será más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes con el consiguiente ahorro de tiempo.
Con la implantación de un gestor documental, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización, mejorando exponencialmente la productividad.
Con la homologación que permiten estos gestores, se acabó el tener una misma tarea realizada de diferentes maneras que imposibilitan su medición de una forma eficaz. Ahora se podrán unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, con un mismo modelo para toda la empresa, lo que permitirá cuantificar los resultados más eficientemente por cualquiera de los empleados.
Esta automatización de los procesos provoca un aumento de la eficacia del trabajador, además de la gestión sobre la trazabilidad y la auditoría de todos los procesos de trabajo que lleve a cabo la empresa.
En definitiva, es un importante paso para adaptar la empresa a las soluciones que presentan las nuevas tecnologías, permitiendo la conexión desde cualquier lugar y momento, pues este tipo de gestor documental se ha desarrollado para ser usado como plataforma 100 % online, permitiendo a su vez mayor seguridad en la preservación de los documentos al guardarlo en la nube o en soportes portátiles.
La existencia de esta plataforma supone saber que la información empresarial estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan durante un prolongado periodo de tiempo, pues asegura el contenido de los archivos y documentos, independientemente del momento de recuperación y del formato que se utilizó para su conservación.
