Hay una creencia muy extendida entre autónomos y pymes que sigue presente en la actualidad: enviar una factura en PDF por correo electrónico es facturar de forma electrónica. Es comprensible. El archivo es digital, se envía por internet y el cliente lo recibe en segundos. Pero para la normativa española que entrará en vigor en los próximos meses, ese PDF no cuenta.
Una factura electrónica no es un PDF. Ni un Word. Ni un Excel con el logo de la empresa. En realidad, es un archivo en formato estructurado (XML, UBL o Facturae) que los sistemas informáticos pueden leer, procesar e interpretar de forma automática.
La diferencia entre un PDF y una factura electrónica real es la misma que hay entre un fax y un correo electrónico: los dos transmiten información, pero uno lo hace de una forma que los sistemas pueden procesar directamente y el otro no.
Hay dos leyes que regulan y regularán estos trámites. Dos objetivos y calendarios distintos que van a transformar la forma en que autónomos y empresas en España emiten, reciben y conservan sus facturas. Hablamos de Verifactu y de la Ley Crea y Crece.
Conocer la diferencia entre ambas, saber de verifactu cuándo entra en vigor y lo que implica cada una de ellas son conocimientos que ningún profesional puede permitirse no conocer.
Por qué el PDF no sirve como factura electrónica
El PDF es un formato de presentación. Está diseñado para que el documento se vea bien en pantalla y se imprima correctamente. Pero un sistema informático no puede extraer de él los datos de forma automática sin recurrir a tecnologías de reconocimiento de texto que, además, suelen comenter errores.
Frente a este formato, el estructurado funciona de otra manera. Los datos (NIF del emisor, NIF del receptor, base imponible, tipo de IVA, retención, total) están codificados en un lenguaje que los sistemas leen directamente.
De este modo, los sistemas reciben la factura y la procesan sin intervención humana. Sin copiar, sin pegar, sin leer números en pantalla. Una automatización que es exactamente las nuevas normativas.
La Ley Crea y Crece: qué exige y a quién afecta
La obligación de emitir facturas electrónicas en relaciones entre empresas y profesionales viene de la ley crea y crece (Ley 18/2022), publicada en el BOE. Su artículo 12 establece que todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.
La ley afecta al ámbito B2B (Business to Business) , lo que significa que afecta a cualquier autónomo o empresa que facture a otras empresas o profesionales, independientemente del sector o del tamaño. No obstante, hay algunas exenciones: autónomos y pymes que facturen menos de 85.000 euros anuales, quienes tributen en módulos, operaciones por debajo de 400 euros y quienes solo venden a particulares.
Sin embargo, esta última tiene un matiz importante: estar exento de emitir no significa estar exento de recibir. En cuanto un proveedor obligado emita facturas electrónicas, el cliente tendrá que gestionarlas aunque no esté obligado a emitirlas.
Verifactu y la Ley Crea y Crece: dos normativas que no son lo mismo
Este es el punto donde más confusión se genera. Muchos autónomos que han oído hablar de Verifactu creen que es lo mismo que la factura electrónica de la Ley Crea y Crece. No lo es. Son dos normativas con orígenes distintos, objetivos distintos y calendarios distintos.
VeriFactu depende del Real Decreto 1007/2023 que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación que usan empresas y autónomos. Nace de la Ley Antifraude de 2021 y su objetivo es que Hacienda pueda verificar que no te estás inventando nada.
La entrada en vigor de Verifactu tiene fechas ya fijadas, a diferencia de la factura electrónica:
- El 1 de enero de 2027 para las empresas que tributan por Impuesto sobre Sociedades
- El 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de empresarios y profesionales.
De este modo, la Ley Crea y Crece regula el formato en que las facturas se intercambian entre empresas, mientras que Verifactu regula cómo los programas de facturación generan y conservan esas facturas. Los dos se complementan, pero responden a preguntas distintas: una dice cómo tiene que ser el archivo que envías al cliente; la otra dice cómo tiene que funcionar el software que genera ese archivo.
Prepararse no requiere ser informático: requiere elegir bien
Nadie va a pedirte que entiendas qué es un XML ni que sepas programar. La normativa exige que tus facturas tengan un formato estructurado y que tu software garantice su trazabilidad e integridad. Lo que tienes que hacer tú es elegir la herramienta adecuada. El resto lo hace el programa. Y, más o menos, pasa lo mismo con Verifactu.
Contasimple es una de esas herramientas que ya está preparada para cumplir con los requisitos de estas dos normativas: formato estructurado, adaptación a Verifactu, generación de código QR oficial y conservación segura de documentos según los estándares de la Agencia Tributaria.
